Digitale Kas­sen und Kauf­belege

Digitale Kassen und das Ende der Papierbons: Das plant die Bundesregierung ab 2028!

Nach den Plänen der Bundesregierung müssen viele offene Ladenkassen durch elektronische Kassensysteme ersetzt werden. Ebenfalls mit Wirkung ab 2028 soll die Ausgabe von Papierbons durch die Bereitstellung digitaler Belege abgelöst werden. Diese und weitere Pläne beinhaltet der Gesetzentwurf „zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung sowie zur weiteren Digitalisierung handels- und steuerrechtlicher Aufzeichnungen“.

Digitale Kassen

Offene Ladenkassen – ohne elektronische Aufzeichnungssysteme – werden weiterhin verbreitet eingesetzt. Gerade in bargeldintensiven Branchen besteht durch den Einsatz dieser Kassen eine einfache und schwer nachzuweisende Möglichkeit, Umsätze nicht in voller Höhe zu erklären. Daher besteht, so das Bundesfinanzministerium in seiner Mitteilung vom 23.9.2026 zum Regierungsentwurf, ein gesteigertes Risiko der nicht ordnungsgemäßen Erfassung von Einnahmen und damit in der Folge von Steuerhinterziehung.

Das Risiko soll durch eine Neuregelung (§ 146b Abs. 1 der Abgabenordnung (AO)-Entwurf) wie folgt reduziert werden: „Steuerpflichtige, deren Gesamtumsatz i. S. des § 19 Abs. 2 S. 1 des Umsatzsteuergesetzes 100.000 EUR im Kalenderjahr überschreitet und die einen land- und forstwirtschaftlichen oder einen gewerblichen Betrieb unterhalten oder freiberuflich tätig sind, müssen ein elektronisches Aufzeichnungssystem i. S. des § 146a Abs. 1 S. 1 AO i. V. mit § 1 Abs. 1 S. 1 der Kassensicherungsverordnung verwenden (Kassenpflicht).“

Beachten Sie

Beim Einsatz von elektronischen Kassen, die den Anforderungen des § 146a AO entsprechen, werden die Grundaufzeichnungen durch die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt und es werden Grundaufzeichnungen nach der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) erzeugt. Damit wird das Entdeckungsrisiko bei einer nicht richtigen Erfassung von Einnahmen und damit von Steuerhinterziehungen signifikant erhöht.

Nicht unter diese Kassenpflicht sollen jedoch Steuerpflichtige fallen, die Barzahlungen annehmen und deren Umsatz mit Bargeld unter 12.000 EUR im Kalenderjahr liegt (vgl. § 146b Abs. 1 S. 2 AO-Entwurf). Weitere Ausnahmen kann das Bundesfinanzministerium durch eine Rechtsverordnung regeln. Dabei kommen etwa Vertrauenskassen oder die Direktvermarktung in Landwirtschaftsbetrieben sowie Wochen- und Jahrmärkte in Betracht.

Inkrafttreten

Wird die Umsatzgrenze nach Abs. 1 erstmals überschritten, dann greift die Kassenpflicht ab dem 1.7. des Jahres, das auf das Jahr folgt, in dem die Umsatzgrenze überschritten wurde. Nach dem Regierungsentwurf gilt die Kassenpflicht auch für diejenigen Steuerpflichtigen, die die Umsatzgrenzen im Jahr 2026 überschritten haben. In diesen Fällen gilt die Kassenpflicht bereits ab dem 1.1.2028 und nicht erst ab dem 1.7.2028.

Beachten Sie

Im Zusammenhang mit dem Einsatz elektronischer Kassen sieht der Regierungsentwurf weitere Aspekte vor. Dies sind beispielsweise diese Maßnahmen:

  • Einführung einer Mitteilungspflicht bei einem Wechsel der TSE.
  • Schaffung eines Steuerstraftatbestands beim Einsatz und Inverkehrbringen von Manipulationsprogrammen für elektronische Aufzeichnungssysteme.
Digitaler Beleg statt Papierbon

Die papierhafte Belegausgabepflicht soll ab dem Jahr 2028 durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht ersetzt werden.

Der Beleg muss in einem standardisierten Datenformat zur Verfügung gestellt werden. Hinsichtlich des Bereitstellungswegs soll Technologieoffenheit bestehen.

Es sollen also keine technischen Vorgaben bestehen, wie der Beleg zur Entgegennahme bereitgestellt oder übermittelt werden muss. So soll es z. B. zulässig sein, wenn der Kunde unmittelbar über eine Bildschirmanzeige (z. B. in Form eines QR-Codes) den elektronischen Beleg entgegennehmen kann.

Beachten Sie

Eine Übermittlung kann z. B. auch als Download-Link, per Near-Field-Communication (NFC), per E-Mail oder direkt in ein Kundenkonto erfolgen.

Merke

Der Anspruch des Kunden auf eine papierhafte Quittung soll bestehen bleiben. Jedoch soll der Steuerpflichtige einen papierhaften Beleg nur noch auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden zur Verfügung stellen müssen. Damit soll sichergestellt werden, dass digitale Belege künftig vorrangig sind und Papierbelege die Ausnahme bleiben.

Ausblick

Das Gesetz muss nun das parlamentarische Verfahren im Bundestag und im Bundesrat durchlaufen. In diesem Zuge sind etwaige Änderungen nicht ausgeschlossen.

Quelle: Entwurf eines Gesetzes zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung sowie zur weiteren Digitalisierung handels- und steuerrechtlicher Aufzeichnungen, Regierungsentwurf vom 23.9.2026; BMF, Mitteilung vom 23.9.2026: „Digitale Kassen und das Ende der Papierbons“

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