Mandanten-SONDER-Rundschreiben: Das neue Transparenzregister 2.0

Bereits im November 2019 hatten wir über die ab dem Jahr 2020 geltenden Verschärfungen der seit 2017 geltenden Meldepflichten zum Transparenzregister informiert. Diese Meldepflicht, welche zur Bekämpfung von Geldwäsche, Terrorismus und organisierter Kriminalität eingeführt worden ist, betrifft neben den Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, UG, Limited, SE, etc.) auch andere Rechtseinheiten wie Genossenschaften, Vereine und Personenhandelsgesellschaften (wie z.B. OHG, KG, GmbH & Co KG, KGaA etc.), bei denen die sogenannten wirtschaftlich berechtigten Personen dem eigens dazu eingeführten Transparenzregister (https://www.transparenzregister.de/treg/de/start?1) zu melden sind.

Als wirtschaftlich Berechtigter gilt jede natürliche Person, die

• unmittelbar oder mittelbar,
• mehr als 25 % der Kapital- oder Stimmanteile hält oder
• auf vergleichbare Art und Weise die Kontrolle ausübt

Bisher war das Transparenzregister noch als „Auffangregister“ geführt, welches lediglich dann zur Anwendung kam, wenn die Informationen nicht aus anderen öffentlich zugänglichen Registern (Handelsregister, Vereinsregister) zu entnehmen waren und sah eine Fülle von Erleichterungen und Ausnahmen von der Meldepflicht vor.

Nunmehr hat der Bundestag am 10. Juni 2021 den Gesetzentwurf für ein Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz verabschiedet, welcher nun grundsätzlich (mit einigen Übergangsvorschriften) ab dem 01.08.2021 zu beachten ist und für viele Unternehmen erneuten Handlungsbedarf nach sich zieht.

Künftig müssen nun alle Unternehmen ihre wirtschaftlich Berechtigten im  Transparenzregister eintragen, so dass die bisher weitgehend greifenden sogenannten „Meldefiktionen“ aufgrund von Eintragungen in anderen Registern entfallen und das Transparenzregister als „Vollregister“ geführt werden soll. Dies zieht einerseits einen erhöhten Verwaltungsaufwand nach sich und löst andererseits bei Fehlern oder Nichtbeachten auch erhebliche negative Konsequenzen aus. Als Beispiel sei hier nur die „Ein-Mann-GmbH & Co KG“ angeführt, die nach den neuen Vorschriften sogar eine doppelte Meldepflicht (zum einen als Kommanditist und folglich wirtschaftlich berechtigter der GmbH & Co KG und zum anderen als Gesellschafter und wirtschaftlich
Berechtigter der GmbH) trifft.

Verantwortlich für die Erfüllung der Meldepflichten sind die Leitungsorgane (Geschäftsführer) der Unternehmen, die sich zwingend auch die Informationen über die Gesellschafterverhältnisse (Nachfragepflicht, aber keine Nachforschungspflicht!) aneignen müssen. Die Gesellschafter wiederum haben korrespondierend hierzu vollständige Mitteilungs- und unverzügliche Informationspflicht über die Verhältnisse und etwaige Veränderungen!

Nach den Neuregelungen müssen folgende Daten der/des wirtschaftlich Berechtigten gemeldet werden:

• sämtliche Vor- und Nachnamen
• Geburtsdatum
• Wohnort
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses
• Geburtsort
• sämtliche Staatsangehörigkeiten

Nach den gesetzlichen Neuregelungen sind jedoch noch einige Übergangsregelungen verabschiedet worden, die noch eine sanktionsfreie Nachholung fehlender Meldungen wie folgt ermöglichen:

• AG, SE, KGaA bis zum 31. März 2022
• GmbH, Genossenschaft, Europäische Genossenschaft oder Partnerschaft bis zum 30. Juni 2022
• alle anderen juristischen Personen des Privatrechts und die eingetragenen Personengesellschaften bis zum 31 Dezember 2022

Damit bleibt den betroffenen Unternehmen zwar noch etwas Zeit, um die neuen Verpflichtungen umzusetzen, jedoch sollte die Frist auf Grund der teilweise schwierig zu ermittelnden Beteiligungsverhältnisse bei mehrstufigen Unternehmen sowie des Registrierungsprozederes nicht bis zum Ende der Frist ausgereizt werden.

Die Umstellung auf ein Vollregister bedeutet für Unternehmen insbesondere die Notwendigkeit einer Implementierung eines internen Compliance-Systems. Denn soweit bisher sogenannte „Meldefiktionen“ gegriffen haben, ist nun eine eigenständige Meldung für eine Eintragung im Transparenzregister (unter Beachtung der Übergangsfristen) notwendig. Insbesondere aber auch für die Zukunft müssen klare interne Zuständigkeiten und Abläufe implementiert werden, die eine fortlaufende Ermittlung der jeweils wirtschaftlich Berechtigten ermöglichen.

Jedes Unternehmen sowie seine wirtschaftlich Berechtigten sind demnach gut beraten, ihre bisherige Vorgehensweise zur Ermittlung und Mitteilung ihrer wirtschaftlich Berechtigten zu überprüfen und sich auch auf die geplanten Neuregelungen im Mitteilungsprozess einzustellen. Denn bei einem Verstoß gegen die Mitteilungspflicht besteht selbst in einfach gelagerten Fällen die Gefahr eines Bußgeldes von bis zu 100.000 Euro. Bei mehrfachen oder gar systematischen Verstößen kann die Ordnungswidrigkeit sogar mit Geldbußen von bis zu 1 Mio. Euro (pro Rechtseinheit) geahndet werden. Bei rechtskräftigem Bußgeldbescheid werden außerdem der Name der Rechtseinheit und das Vergehen auf der Internetseite des Bundesverwaltungsamtes veröffentlicht (sogenannte „Prangerwirkung“). Zudem kommt eine persönliche
Bußgeldverantwortlichkeit des Geschäftsleiters nach § 130 OWiG in Betracht.

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