Telefon-Knigge

Im Büroalltag muss man ständig telefonieren und ab und an klingelt es auch am eignen Arbeitsplatz. Aber wie meldet man sich nun richtig? Was sage ich wann und was sage ich denn besser gar nicht? Das erfährst du in diesem Beitrag.

Zu allererst sollte man auf die Umgebung achten. Eine ruhige Umgebung ist nicht nur für die eigene Konzentration wichtig, sondern auch für das Hören der Person auf der anderen Seite. Also sorge am besten für eine geräuschneutrale Atmosphäre, in der du dich wohlfühlst.

Wie meldet man sich nun? Also: wer anruft grüßt, stellt sich vor und erklärt sein Anliegen. Die Person, die angerufen wird, meldet sich mit Namen der Firma und grüßt zurück. Im Optimalfall wird vorher noch die Firma genannt.

Egal welches Anliegen das Gegenüber hat, ganz wichtig, immer Verständnis zeigen. Auch wenn es mal kontroverse Themen sind, muss man professionell und sachlich bleiben.

Achte auch auf deine Sprechgeschwindigkeit und -lautstärke, bilde nicht zu lange Sätze und spreche deinen/deine GesprächspartnerIn persönlich mit Namen an. Das gibt nicht nur Orientierung und Sicherheit, sondern macht auch einen unheimlich guten Eindruck.

Mache dir während des Gesprächs Notizen, schreibe dir den Namen und das Anliegen auf, falls du es dir nicht merken kannst.

Verstell dich auch nicht beim Telefonieren, bleib du selbst und lächle einfach, dann kommt die schöne Telefonstimme ganz von alleine.

Ziehe am Ende des Gesprächs ein Resümee, bedanke dich bei deinem Gesprächspartner oder deiner Gesprächspartnerin für das Gespräch und verabschiede dich freundlich.

Siehst du, so ein Telefongespräch zu führen, ist gar nicht mal so schwer. Klar kann es am Anfang etwas Überwindung kosten, aber du wirst dich schnell reinfinden.